Как подписать документ Word встроенной цифровой подписью

Наверняка вы слышали об электронной цифровой подписи. Электронная цифровая подпись для документов пригодиться в том случае если вы желаете удостовериться что документ не был изменен и подделан. Но пользователям Microsoft Office вовсе не обязательно заказывать собственный сертификат электронной цифровой подписи и скачивать средство для подписания документов цифровой подписью – в Word встроена функция подписания документов. Как подписать документ Word встроенной цифровой подписью разберём в этой статье.

Когда может пригодится цифровая подпись для документов Word?

Цифровая подпись для документов в Word подойдет если вы работаете с документом коллективно, и хотите быть уверены в том, что вашу финальную версию документа больше никто не менял. Ещё использование подписи подойдёт для договоров, для проверки на наличие изменений у больших документов. Кроме того для офисных документов есть и другие методы и средства защиты, например запрет редактирования, установка пароля или установка пометки “Документ окончательный”.

Как подписать документ Word встроенной цифровой подписью

Подписать документ встроенной цифровой подписью достаточно легко:

1. Откройте нужный вам документ Word и нажмите кнопку Файл.

2. В появившемся меню нажмите кнопку Защита документа и выберите Добавить цифровую подпись

Откроется окно дополнительных сведений. Здесь вы можете выбрать Тип подтверждения документа и Цель подписания документа. Можно также заполнить дополнительные сведения о подписи – роль, адрес, должность подписанта и так далее.

После создания подписи документ откроется со специальной пометкой: появится сообщение что документ помечен как окончательный, внизу документа в панели появится значок электронной цифровой подписи. При нажатии на него справа появится подробная информация об электронной цифровой подписи документа.

Если документ подписан электронной подписью в Word его все равно можно редактировать если нажать кнопку “Все равно редактировать” (см. скриншот выше). При этом при попытке редактирования цифровая подпись документа будет удалена.

Пометить документ как окончательный

Помимо цифровой подписи можно просто пометить документ как окончательный. Для этого перейдите в MS Word и нажмите Файл-Сведения-Защитить документ. Выберите Пометить как окончательный.

После установки отметки документ тоже как и в случае с цифровой подписью будет помечен как окончательный. Появится соответствующее уведомление: Данный документ помечен как окончательный, чтобы показать, что его редактирование завершено и он является окончательной версией данного документа. Документу, помеченному как окончательный, присваивается состояние “Окончательный” и в нем отключаются команды ввода, редактирования и проверки правописания. То, что документ помечен как окончательный, легко проверить по значку “Пометить как окончательный” в строке состояния.

При этом документ все равно можно редактировать если нажать кнопку Все равно редактировать. В этом случае пометка “Окончательный” снимается.

Ограничить редактирование документа

Следующий способ защиты документа MS Word – ограничить редактирование документа. Этот способ более надежный, так как он позволяет защитить документ от редактирования с помощью пароля или защиты по учётной записи пользователя.

Чтобы ограничить редактирование документа перейдите в MS Word и нажмите Файл-Сведения-Защитить документ. Выберите пункт Ограничить редактирование.

Вы можете ограничить редактирование документе по нескольким параметрам. Например, Ограничить набор разрешённых стилей для того чтобы другие не моги менять оформление документа.
Во втором пункте (см. скриншот) можно разрешить только определённый способ редактирования документа, например Запись исправлений, добавление и редактирование Примечаний, Ввод данных в поля форм или только чтение.

В меню Исключения мы можем добавить пользователей, которым редактирование документа разрешено. Имя пользователя можно указать в формате адреса электронной почты, локального имени пользователя и имени пользователя домена.

В пункте 3 нам нужно Включить защиту. Можно включить защиту с помощью пароля, при этом документ будет не зашифрован и при достаточной квалификации злоумышленника, можно удалить пароль в документе и изменить файлы.

При выборе Проверки подлинности пользователя вы скорее всего получите ошибку – Ваш компьютер не настроен для управления правами на доступ к данным (IRM). Чтобы настроить IRM, войдите в Office, откройте существующее сообщение или документ, защищённой этой службой, или обратитесь в службу технической поддержки.

При желании IRM можно настроить.

Защитить документ Word паролем

Ещё один из вариантов защиты документа Word- защита зашифрованным паролем. Также перейдите в MS Word и нажмите Файл-Сведения-Защитить документ. Выберите пункт Зашифровать с использованием пароля.

Пароль будет зашифрован. Есть множество программ которые подбирают забытый пароль к файлам Microsoft Office, однако если вы установили сложный пароль с цифрами, латинскими буквами, специальными символами – вскрыть его будет крайне сложно. Этот способ надёжно защитить ваш документ от открытия. При попытке открыть документ Microsoft Word запросит пароль.

Как защитить документ Microsoft Word?

Мы рассмотрели встроенные функции защиты документов Microsoft Word. Можно ограничить редактирование документа и ввод данных, защитить документ Word паролем или поставить отметку об ограничении редактирования. Надёжно защитить документ от несанкционированного доступа/изменения можно и другими способами – например использовать квалифицированную электронную цифровую подпись и специальное ПО для шифрования файлов и документов.